12 opciones de alto retorno de la inversión (ROI) para la promoción de un evento online

Organizar un evento es caro. Ya sea una conferencia tradicional en persona, una cumbre virtual, un evento de lanzamiento de productos o una recaudación de fondos, cuesta mucho poner en marcha un evento. Y con asientos libres, un evento puede convertirse rápidamente en una pérdida financiera masiva. En este artículo te mostramos 12 opciones de alto ROI para promover un evento online.

Es importante conocer las diferencias entre ROI y ROAS, y además como usarlos para maximizar los retornos.

Una de las  maneras de asegurar el éxito de tu evento es generar HYPE (expectación) y hacer que la gente se registre.

Pero con tantas opciones, productos, medios y canales diferentes, ¿por dónde empezar? ¿Y qué hacer?

Sólo tendrás éxito con tu evento online cuando desarrolles una estrategia de promoción estratégica online.

Tenemos algunas ideas y conceptos que puedes aprovechar para promover tu próximo evento online y generar una alta tasa de retorno de la inversión. Echemos un vistazo:

1. Crear una promoción centralizada

Antes de profundizar en algunas de las tácticas promocionales específicas, asegurémonos de que lo estamos creando a partir de una base sólida. Ya sean 

Landing Pages, redes sociales, correo electrónico, o algo más, necesitas consistencia en tu marca y detalles del evento. Y la forma más fácil de hacerlo es crear una carpeta promocional centralizada en la nube.

Una carpeta promocional centralizada contendrá varias subcarpetas para cosas como:

  • Gráficos y visuales (incluyendo logotipos de eventos en formato .png, logotipos de socios y cualquier otro elemento de diseño gráfico que puedas necesitar).
  • Una hoja de cálculo con todos los detalles del evento – incluyendo fechas, horas, lugares, enlaces, etc. (Cada vez que alguien del equipo tenga una pregunta sobre la logística, dirígelos a esta hoja).
  • Una página de eventos con todos los detalles y aspectos destacados – incluyendo cosas como los ponentes y los horarios.
  • Una lista de lo que se debe y no se debe hacer en la promoción. (Por ejemplo, si hay palabras que no quieres usar al promocionar el evento, crea un recurso para ello).

Cuanta más información puedas recopilar en una carpeta centralizada, menos tiempo perderás buscando información y detalles cuando los necesites. Esto mantiene tu flujo de trabajo lo más eficiente posible.

2. Desarrollar una Landing Page de eventos:

El siguiente paso es desarrollar una landing page de eventos. Si la carpeta centralizada es tu recurso para toda la información, la página de aterrizaje lo es para tus asistentes (y cualquier persona interesada en asistir). Por lo tanto es muy importante que esta página esté optimizada para conseguir una mayor conversión.

El diseño de una landing page es un ejercicio de psicología humana y análisis de datos. Pon tu mejor voluntad en la versión inicial, pero no te preocupes por conseguir que sea perfecta. Terminarás itinerando con el tiempo mientras reúnes datos sobre lo que funciona y lo que no.

Los principios clave de diseño de la landing page del evento para empezar.

  • Simplicidad. Simplicidad visual, eso es. No estás escribiendo una tesis o sacando un anuncio en el New York Times. El objetivo es entregar la información necesaria y ni un píxel más. Usa mucho espacio vacío y enfatiza los elementos en los que quieres que se enfoquen los visitantes.
  • Claridad. No abandones la claridad en la búsqueda de la simplicidad. La claridad es igual de importante. Las personas deben saber inmediatamente de qué trata tu evento y por qué deben asistir. Si esto no es evidente a los tres o cinco segundos de haber llegado a tu página, algo no está bien. (Y verás aumentar los datos de la tasa de rebote de manera significativa).
  • Estilo pirámide invertida. No te animamos a que uses la redacción periodística, pero el método que los escritores de periódicos usaban cuando elaboraban noticias es bueno para las landing pages. Usaban lo que se llama un estilo de escritura de pirámide invertida. Esto significa que se comienza con la información más importante sobre el evento (¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Por qué? ¿Cómo?). Luego cubres parte de la información de apoyo y los detalles de fondo y finalmente, toda la información extra y los fragmentos, finalmente los detalles interesantes (pero no esenciales).
  • Prueba social. Cuando le pidas a alguien que se registre en un evento online, anímalo aprovechando la prueba social. Cosas como tarjetas de confianza, logotipos «como aparecen en», fotos de los ponentes, testimonios en vídeo y citas de antiguos asistentes, son todas efectivas.
  • Ventana emergente. Nunca dejes que alguien abandone tu landing page sin dar una (suave) discusión. Las ventanas emergentes pueden ser molestas, pero funcionan. En cuanto alguien pasa el ratón por fuera del área principal de la página de destino, aparece una superposición de mosaicos y pregunta al visitante si está seguro de que quiere salir antes de registrarse (o algo parecido). Incluso si sólo recoges del 5 al 10 por ciento de las personas que intentan irse, vale la pena la inversión.

¿Cómo sabes si tu landing page es efectiva? Además de estudiar las métricas básicas como la tasa de conversión, la tasa de rebote y el tiempo medio en la página, también puedes instalar mapas de calor y rastreadores, analizando hasta qué punto la gente se desplaza por la página antes de dejarla.

Basándote en los datos, puedes reorganizar, reducir o expandir tu página de destino para responder a la forma en que los visitantes se comprometen con la página en tiempo real.

3. Contenido de marca

Tu evento no puede y no debe existir sin generar contenido de marca.

¿Qué significa esto?

En pocas palabras: tu estrategia de marketing de contenido de marca debe coincidir con tu estrategia de promoción del evento. Ya sea que tengas una publicación semanal en un blog, una difusión diaria en las redes sociales, un boletín informativo por correo electrónico o un podcast, todos tus esfuerzos de contenido deberían estar relacionados con su evento.

Empieza con las promociones “light” en las semanas previas al evento, pero puedes ser mucho más directo en las 72 horas previas. Este es el punto clave cuando se trata de eventos online, donde verás un gran aumento en las inscripciones. (Empieza antes para los eventos en persona, ya que la gente necesita tiempo para planificarse).

4. Aprovechar los blogs de invitados

Existen algunos beneficios y oportunidades de los blogs de invitados. Te ayudan a construir backlinks, el blog de invitado también puede ser muy eficaz cuando se implementa como parte de un evento de promoción.

Esto es lo que se debe hacer:

  • Haz una lista de 15 a 20 sitios web que acepten colaboraciones de entradas de blog de invitados y que tengan una audiencia que se corresponda con sus asistentes objetivo.
  • Desarrolla una lista de ideas de contenido que hagan que tu evento sea relevante e interesante (desde la perspectiva de un editor externo).
  • Contacta con los responsables de cada uno de estos programas de colaboradores invitados y preséntales la idea de contenido que mejor se adapte a tu nicho.
  • Incluye un Backlink en la página de destino de tu evento y (si es posible) una llamada a la acción en el texto para animar a los lectores a inscribirse en el evento.

El blog de invitados no sólo te dará exposición y tráfico de referencia, sino que también podría proporcionar un poco de energía SEO a tu página de destino. (Si es una landing page a largo plazo, lo que significa que estará activa durante varios meses, esto podría ayudarte a atraer eventualmente tráfico de búsqueda orgánica). Existen diferentes maneras de construir una estrategia SEO ganadora con un bajo presupuesto, que podrían ser de gran ayuda para conseguir este objetivo.

5. Actualiza tu firma de correo electrónico

Piensa en cuántos correos electrónicos envías por día. ¿Son 25, 100, o incluso más de 200? Ahora piensa en toda la gente que recibe tus correos electrónicos. Podrían ser miles por mes. Así que dale un buen uso a esta herramienta.

Como parte de la firma de tu correo electrónico, incluye una llamada a la acción con hipervínculo para animar a la gente a visitar la landing page del evento. No recibirás una tonelada de clics, pero los que sí lo hagan serán mucho más idóneos que el visitante medio de la landing page que se tropiece con tu página a través de otro método. Y si te consigue un registro más, valen la pena los cinco minutos que tardas en cambiar tu firma.

Esta es una especie de táctica de bajos resultados, pero es útil de todos modos. Es simple y sutil, pero muy efectiva.

6. Usa tu lista de correo electrónico (de forma correcta)

Hablando de correo electrónico, debes usar la lista de correo electrónico de tu marca apropiadamente. Esto no significa enviar spam a tus suscriptores con peticiones diarias para que se registren. Sin embargo, sí significa implementar una campaña estratégica que gotee lentamente sobre la gente en las semanas y días previos al evento.

El momento en que empiece tu campaña depende de tus grandes objetivos. Si es un evento en persona, especialmente uno al que la gente tiene que viajar y conseguir alojamiento, querrás empezar por lo menos un par de meses antes. El proceso de comunicación es lento al principio, puede durar hasta una semana, y se acelera a medida que se acerca el evento. (Para los eventos online, como las reuniones virtuales, sólo necesitas empezar un par de semanas antes).

La clave de una buena campaña es mantenerla simple, personalizada y valiosa. En otras palabras, dejar de hablar de cosas sin importancia y concentrarse mucho. Aquí hay algunos consejos:

  • Mantén los párrafos en sólo una o dos frases.
  • Llama a la gente por su nombre (ya sea en la línea de asunto y/o en la copia del cuerpo).
  • Usa listados de puntos para compartir ideas rápidas e información importante.
  • Dirige a la gente de vuelta a la landing page (usando códigos (pixel)  de seguimiento para poder estudiar la efectividad de tu campaña).

¿No estás seguro de qué decir? Hay un montón de plantillas de campañas de correo electrónico disponibles online. Úsalas como inspiración, adaptando los detalles a tu evento y audiencia.

7. Usar las listas de correo electrónico de los socios

¿Estás dirigiendo el evento con otros socios, organizaciones o grupos? Como parte de su acuerdo de asociación, debes exigir a cada organización o individuo que envíe un correo electrónico a su lista un cierto número de veces. Esto amplía tu alcance más allá de tu propia lista de correo electrónico. (Y dependiendo del tamaño de la organización, esto podría darte acceso a miles de personas que de otra manera no habrías podido comprometer).

8. Ejecutar SEM (anuncios de pago)

Si nunca has usado los anuncios de Facebook, podrías sentirte intimidado. Sin embargo, una vez que aprendas algunos conceptos básicos, te darás cuenta de que no hay nada que temer. De hecho, descubrirás que los anuncios de Facebook o Linkedin (u otras RRSS) son una de tus armas más poderosas en la búsqueda de generar tráfico y registros.

Aquí hay algunos consejos para tener en cuenta cuando se usan anuncios de pago para un evento:

  • Siempre usa la URL de la landing page, no la página de inicio o la página general del sitio web. Esto reduce la fricción y elimina cualquier paso adicional que pudiera permitir a alguien salir antes de registrarse.
  • Sé muy específico con tu objetivo. Limítate a tu público e incluye todo lo que sepas de él, como la ubicación geográfica, intereses, pasatiempos, estado civil, título de trabajo, etc.
  • La imagen y el titular son los dos elementos más importantes de un anuncio de Facebook. El tuyo debe ser claro, conciso y visualmente agradable.
  • Elige el botón apropiado para la llamada a la acción.

Al igual que con tu landing page, no tienes que conseguir esto perfecto desde el principio. Facebook tiene un avanzado motor de análisis incorporado, y serás capaz de optimizar en base a los resultados. A medida que los datos llegan, puedes hacer cambios para reforzar tu tasa de conversión.

9. Escribe los comunicados de prensa

Los comunicados de prensa no son lo que solían ser, pero aún tienen valor. Si vas a celebrar un evento, necesitas crear al menos un comunicado de prensa y distribuirlo a través de los principales medios y publicaciones.

Aunque probablemente no va a generar una tonelada de tráfico directo o inscripciones, esto es lo que un comunicado de prensa hace por ti:

  • Un buen comunicado de prensa hace que los miembros de los medios de comunicación conozcan tu evento. Pueden realizar búsquedas de diferentes palabras clave y temas. Si tienes un comunicado de prensa relevante, podrían verlo y decidir hacer más investigaciones, en última instancia, escribir una historia o hacer una mención de tu evento en una historia más grande.
  • Los comunicados de prensa tienen cierto valor para la optimización de los motores de búsqueda (SEO), suponiendo que utilices las palabras clave correctas. Si planeas dejar la página de tu evento por un tiempo, o eventualmente la usarás para vender grabaciones y otros productos, esto puede darte un mayor alcance orgánico.

No pases mucho tiempo elaborando comunicados de prensa, pero sin lugar a dudas haz lo que tengas que hacer. Al igual que las firmas de los correos electrónicos, esta es una pieza de baja densidad. 

10. Asociarse con los Influencers

Los ames o los odies, los influencers tienen, pues eso… influencia. Y si puedes asegurarte una asociación con el influencer adecuado, alguien que tenga un público que coincide y se superpone al tuyo, podrías ver un gran aumento en las inscripciones y en los asistentes.

El marketing de influencia genera un retorno de la inversión 11 veces mayor que las formas tradicionales de marketing. Además, el 94% de los vendedores que han utilizado el marketing de influencers lo consideraron una «táctica muy efectiva».

Si sigues esta ruta, asegúrate de redactar un acuerdo detallado que incluya información específica sobre las expectativas y requisitos. Lo peor que puedes hacer es contratar a una persona influyente, pagarle un montón de dinero, y luego hacer que se equivoque.

11. Usar eventos de LinkedIn

LinkedIn te permite publicar tu evento en la plataforma. Esto actúa como una fuente de tráfico adicional. El proceso es bastante simple:

  • Crear un evento.
  • Elige una imagen de encabezado. (O crea una nueva usando una aplicación como Canva).
  • Elige una imagen del evento (puede ser tu foto de cabecera, el logotipo de la empresa o el logotipo del evento).
  • Introduce el nombre del evento (manteniendo las palabras clave cerca del inicio).
  • Elige tu empresa
  • Incluye un enlace a tu landing page.
  • Selecciona la fecha y la hora.
  • Desarrolla una descripción rica en palabras clave.
  • Marca la casilla para que sea un «evento público».

Una vez que crees un evento, puedes publicarlo en tu feed e invitar a todas tus conexiones. Tu evento también se mostrará en LinkedIn cuando los usuarios busquen palabras clave relacionadas con tu evento. Mejora tu presencia y marketing en LinkedIn , consigue un mayor número de conexiones y con ello un mayor alcance en un público potencial para tu evento.

12. Crear un programa de referidos

Una sugerencia final es crear un programa de referidos en el que se dé a los asistentes registrados la oportunidad de invitar a otras personas utilizando códigos de referidos personalizados.

Los incentivos son la clave para que esto funcione. Considera la posibilidad de crear algún tipo de estructura de recompensas en la que se otorguen descuentos, premios o reconocimiento a las personas que refieran al mayor número de asistentes.

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